От эксперимента до обязательного требования: как ЭТрН изменила жизнь транспортной логистики

В феврале 2020 года Минтранс России объявил об эксперименте по внедрению электронных транспортных накладных (ЭТрН) и электронных путевых листов. Ведомство рассчитывало, что цифровизация поможет сократить расходы бизнеса, ускорить проверки и избавить участников перевозок от лишней бумажной работы.

Спустя шесть лет электронные перевозочные документы перестали быть просто перспективой цифровой логистики. С 1 сентября 2026 года вступил в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, закрепивший обязательный переход на электронное оформление ряда документов.

В статье разберём, что нужно учитывать при переходе на ЭТрН, как подготовить данные и процессы, чтобы новые требования не стали дополнительной нагрузкой для команды. А ещё, почему так важно наладить взаимодействие между всеми участниками вашей перевозки.

По опыту Эльшада Расулова, директора по логистике ГК «Арион» и спикера вебинара «Про ЭТрН — от тех, кто уже прошёл этот путь», организовать переход на ЭТрН можно примерно за две недели. Главная сложность перехода на ЭТрН — не сам электронный документ, а необходимость согласовать процессы, данные и действия всех участников перевозки.

До 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период, который даёт время на адаптацию. Но лучше не откладывать переход: после окончания этого периода условия могут измениться.

Основной документ, который закрепил новые правила, — Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ.

При коммерческих перевозках в электронный формат перешли:

— Автомобильные перевозки: транспортная накладная (ЭТрН), заказ и заявка на перевозку. В этой статье мы сосредоточимся именно на автомобильном транспорте.
— Железнодорожные и воздушные перевозки: транспортная железнодорожная накладная и грузовая авианакладная.
— Транспортная экспедиция: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.

Документы передают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через аккредитованных операторов.

Есть список таких операторов, там вы можете выбрать подходящего оператора для себя.

Закон не требует, чтобы все участники пользовались одним оператором, взаимодействие между ними возможно через роуминг. Однако на момент написания статьи роуминг только развивается. Отсутствие роуминга между некоторыми операторами обсуждалось спикерами вебинара «Про ЭТрН — от тех, кто уже прошёл этот путь».

Для отдельных ситуаций Минтранс утвердил исключения — например, при перевозке специальных грузов, некоторых операций с иностранными контрагентами и оказании услуг физическим лицам для личных перевозок.

Прежде чем оформлять накладную на бумаге, проверьте, распространяется ли на вашу ситуацию конкретное исключение.

Мы помним, что до 1 марта 2027 года действует период адаптации. В это время не грозят штрафные санкции. Но нештрафуемый период — это время на настройку процессов, а не отсрочка перехода на ЭТрН.

С 1 сентября 2026 года электронный формат стал обязательным не только для транспортных накладных, но именно ЭТрН чаще всего оказывается в центре обсуждения: она сопровождает автомобильную перевозку и затрагивает работу сразу нескольких участников — грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Масштаб изменений выходит далеко за пределы транспортной отрасли. По данным Forbes, новые требования могут затронуть до 95% российского бизнеса, поскольку электронный документооборот касается не только перевозчиков, но и компаний, которые отправляют или получают товары.

Если говорить простыми словами, электронная транспортная накладная — это цифровой документ, который подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом и фиксирует ключевые этапы доставки. Она выполняет ту же функцию, что и бумажная транспортная накладная, но оформляется и подписывается электронно, а сведения передаются в ГИС ЭПД.

В ЭТрН указывают, кто отправляет, перевозит и получает груз, откуда и куда его доставляют, что именно перевозят и какое транспортное средство задействовано. ЭТрН связывает участников перевозки в едином процессе и позволяет фиксировать её ход в цифровом виде.

От роли в цепочке грузоперевозок, которую вы для себя определите, зависит, какие сведения нужно будет указывать в ЭТрН, какие документы оформлять и кто должен их подписывать.

В одной перевозке могут участвовать несколько сторон, причём привычные бизнес-роли не всегда совпадают с ролями в транспортной накладной. Например, грузоотправитель в ЭТрН — не обязательно владелец товара: в первую очередь это сторона, которая заключает договор перевозки с перевозчиком.

— Грузоотправитель — сторона договора перевозки, которая поручает перевозчику доставить груз.

— Заказчик перевозки — сторона, которая заключает договор транспортной экспедиции и поручает экспедитору организовать доставку.

— Экспедитор — организует перевозку, может привлекать сторонних перевозчиков и заключать с ними договоры. Его полномочия зависят от условий договора и от того, принимает ли он груз во владение. При этом экспедитор может сам выступать заказчиком перевозки, но может и не быть им.

— Перевозчик — компания или ИП, которые фактически доставляют груз на своём или арендованном транспорте.

— Лицо, осуществляющее погрузку — участник, ответственный за погрузку груза в транспортное средство. Это может быть склад отправителя, терминал или другой фактический исполнитель погрузки.

— Грузополучатель — лицо, уполномоченное принять груз в пункте назначения.

О ролях участников грузоперевозки рассказывает Екатерина Романова, эксперт по поддержке продаж сервиса «Логистика» от Контур.Диадок, в вебинаре «ЭТрН в маршруте: как подготовить логистов и водителей к 1 сентября».

Экспедитор может работать по разным схемам: организовывать перевозку, не принимая груз под свою ответственность, или принимать груз во владение и отвечать за него. От этого зависят состав документов и полномочия по их оформлению и подписанию.

Подробнее о внедрении ЭТрН в компании, которая работает по второй схеме, рассказывает Эльшад Расулов, директор по логистике ГК «Арион», в вебинаре «Про ЭТрН — от тех, кто уже прошёл этот путь»

ЭТрН состоит из разделов с красивым названием — титулы. Каждый титул отражает определённый этап перевозки, а заполняет и подписывает его участник, ответственный за соответствующие сведения.

Титулы связаны с этапами перевозки — от погрузки до завершения доставки и оформления стоимости услуг.

Четыре обязательных титула фиксируют основной процесс перевозки:

Т1  — грузоотправитель. Указывает сведения о сторонах, грузе, условиях перевозки, водителе и транспортном средстве.

Т2  — перевозчик. Подтверждает приём груза к перевозке после погрузки. На этом этапе водитель согласует документ, а уполномоченный сотрудник перевозчика подписывает его электронной подписью.

Т3 — грузополучатель. Подтверждает приём груза в пункте назначения, в том числе фиксирует его количество и состояние.

Т4  — перевозчик. Подтверждает сдачу груза после выгрузки и завершает оформление основной части перевозки.

Помимо них, в ЭТрН предусмотрены дополнительные титулы для отдельных ситуаций:

Т7 — переадресация: если в процессе перевозки изменился адрес доставки.

Т8 — эстафета: если нужно зафиксировать смену водителя или транспортного средства.

Т5 и Т6  — стоимость: позволяют отразить стоимость транспортных услуг и согласовать её между перевозчиком и заказчиком.

Дополнительные титулы заполняют при необходимости — они не требуются для каждой перевозки.

ЭТрН сопровождает груз на всём пути: отправитель фиксирует исходные данные, перевозчик подтверждает приём и сдачу, а получатель — приёмку. При этом важно заранее договориться, кто отвечает за каждый этап и кто будет подписывать документ: например, водитель может согласовать титул в приложении Яндекс Маршрутизации, а логист или диспетчер — подписать его от имени перевозчика квалифицированной электронной подписью.

Подробнее о порядке подписания титулов и подготовке водителей к работе с ЭТрН рассказывает Тамара Юнг, менеджер продукта Яндекс Маршрутизация, в вебинаре «ЭТрН в маршруте: как подготовить логистов и водителей к 1 сентября».

ЭТрН — это только часть инфраструктуры электронного документооборота, в которой участвуют два ключевых звена — оператор электронного документооборота и государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

ГИС ЭПД — государственная система, которая собирает сведения об электронных перевозочных документах. Она работает с 2022 года, а её оператором выступает Минтранс России. Система принимает документы и содержащиеся в них данные, обрабатывает и хранит их, а также предоставляет уполномоченным государственным органам доступ к ним.

Компании, которые участвуют в перевозке, не подключаются к ГИС ЭПД напрямую. Для обмена документами предусмотрены операторы информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Это организации, которые предоставляют техническую инфраструктуру для электронного документооборота: через них участники перевозки создают и обмениваются документами, подписывают их и передают сведения в ГИС ЭПД.

Выше мы уже писали, что выбрать оператора можно из реестра аккредитованных компаний. Но как определить, какой подойдёт именно вашей компании? На практике всё зависит от того, как устроены ваши логистические процессы и с кем вы работаете.

Проверьте, можно ли встроить решение оператора в ваши текущие системы.

Например, ТК «Арион» выбрала оператора, у которого есть подходящий модуль и веб-версия. Это позволило оставить привычный для сотрудников формат работы.

Выясните, сможете ли вы обмениваться документами со всеми контрагентами.

Не все участники перевозки пользуются одним оператором, поэтому важно заранее проверить, работает ли обмен между выбранными сервисами и поддерживаются ли нужные типы документов. Как показал опыт ТК «Арион», подключение небольших или менее распространённых операторов может потребовать дополнительной работы с технической поддержкой.

Если вы уже автоматизировали мониторинг маршрутов, проверьте, как оператор ЭДО будет работать с вашей системой.

Важно, чтобы логисты видели ЭТрН в заказах, а водители могли быстро открыть нужный документ.

В Яндекс Маршрутизации мониторинг получает ЭТрН из «Контур Логистики» и сопоставляет накладные с ID заказов. Водитель может открыть QR-код прямо в приложении: в карточке заказа или в списке накладных маршрута. При проверке на дороге ему достаточно показать QR-код с экрана телефона.

Для работы с ЭТрН определите, какие сотрудники будут подписывать документы на каждом этапе перевозки, и подготовьте для них необходимые электронные подписи.

В работе с ЭТрН встречаются три основных вида подписей:

ПЭП — простая электронная подпись. Подтверждает действие пользователя, например с помощью кода или другого предусмотренного системой способа. Водитель может использовать её для подписания отдельных сведений в ЭТрН, если это допускают правила.

В приложении Яндекс Маршрутизации водитель может с помощью ПЭП подтвердить погрузку: подписать каждую ЭТрН отдельно или сразу несколько накладных одной кнопкой. После этого логист перевозчика подписывает титул, а QR-коды накладных становятся доступны в карточках заказов.

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. Обеспечивает более высокий уровень защиты и позволяет проверить, кто подписал документ. Она также может применяться при оформлении ЭТрН.

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Используется для юридически значимого документооборота. Для работы компании с ЭТрН она может понадобиться руководителю или ИП, а также сотрудникам, которые подписывают документы от имени организации.

Руководителю или ИП. Понадобится УКЭП для организации электронного документооборота.

Логистам и другим сотрудникам, которые подписывают документы от имени компании. Если сотрудник действует как представитель организации, ему может потребоваться собственная УКЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая его полномочия. МЧД дает право человеку подписывать определенный набор электронных документов от лица организации.

Водителям. В зависимости от схемы работы водитель может подписывать необходимые сведения о приёмке или передаче груза с помощью ПЭП или УНЭП.

Грузополучателям. Они подписывают титул Т3, подтверждая приёмку груза. Вид подписи зависит от статуса грузополучателя.

Какие подписи потребуются и как настроить доступы для сотрудников, можно уточнить у выбранного оператора ЭДО. Так вы сможете проверить весь процесс заранее, а не выяснять в день отгрузки, что нужный сотрудник не может подписать документ.

Мы спросили экспертов, которые уже прошли через внедрение ЭТрН, что может помочь коллегам, которые только собираются начать этот процесс. Михаил Белкин из Яндекса и Эльшад Расулов из ТК «Арион» рассказали, на что стоит обратить внимание.

Уточните, какие операторы ЭДО и системы они используют, насколько готовы к электронному документообороту. Как отмечает Эльшад Расулов, техническая готовность контрагентов различается, поэтому единого сценария внедрения для всех нет.

Компании используют TMS, 1С и другие ERP-системы для управления грузоперевозками, в которых документы связываются с конкретными машинами, грузами и заказами. Если данные в системах не совпадают или связь между ними не настроена, документы могут не привязаться автоматически, и сотрудникам придётся делать это вручную. Поэтому важно заранее договориться, какие обозначения использовать и как передавать их между системами.

Например, Яндекс Маркет просит указывать идентификатор поставки или отгрузки в специальном информационном поле титула грузоотправителя в ЭТрН. По этому идентификатору Маркет связывает электронную накладную с конкретной поставкой или отгрузкой в своей системе.

Михаил Белкин отмечает, что подготовка данных — отдельная задача при внедрении. Например, в Яндексе обнаружили, что в системах не хватает информации о водителях, хотя эти сведения нужны для оформления документов. Проверьте обязательные поля, адреса погрузки и выгрузки, данные о водителях и грузе.

Определите, кто будет лидировать процесс перехода. Какой сотрудник создаёт документы, кто проверяет данные, кто подписывает титулы и кто разбирается с ошибками. Отдельно покажите логистам и водителям, как работать с ЭТрН в используемых системах.

Это основной идентификатор организации в системе электронного документооборота (ЭДО), по которому ей направляют документы. Это поможет настроить обмен документами и снизить риск ошибок при их отправке.

Можно представить это так: операторы ЭДО — как мобильные операторы, FNS ID — как номер телефона, а электронный документ — как звонок. Чтобы документ дошёл до нужной организации, важно знать её номер (идентификатор).

На старте внедрения электронного документооборота придётся потратить время на подготовку данных, настройку процессов и договорённости с коллегами. Но как с любой автоматизацией: после настройки она начинает приносить пользу. Когда все процессы заработают, ЭТрН поможет сделать логистику прозрачнее, упростит контроль перевозок и избавит команду от части ручной работы.